ARCHIVO

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LEY 594 DE 2000
(Julio 14)
Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 4124 de 2004, 1100 de 2014.
por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
El Congreso de Colombia
Ver la Circular de la Procuraduría General 035 de 2009, Ver el Documento de la Procuraduría General 1707 de 2009, Ver el parágrafo 3, art. 144, Ley 1448 de 2011, Ver Acuerdo AGN 5 de 2013, Ver Decreto 2578 de 2012

DECRETA:

T I T U L O I

OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES

ARTÍCULO  1º. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

ARTÍCULO  2º. Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.

ARTÍCULO 3º. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así:
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.


ARTÍCULO  4º. Principios generales. Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes:
a)  Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;
Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley;
b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional;
c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano;
d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.
e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política;
f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley;
g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla;
h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos;
i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora;
j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad,
siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva;
k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.




 T I T U L O II

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES,

COORDINADORES Y EJECUTORES

ARTÍCULO  5º. El Sistema Nacional de Archivos:
a) Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos;
b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios.
Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura;
c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad;
d) El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos. Así mismo, promoverá la sensibilidad de la administración pública y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de información esenciales para la misma, y de los históricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva;
e) Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de participación, cooperación, descentralización y autonomía;
f) El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.


ARTÍCULO  6º. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación, así:
a) La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales;
b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio;
c) La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado;
d) La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.


 T I T U L O III

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

ARTÍCULO 7º.. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en:
a) Archivo General de la Nación;
b) Archivo General del Departamento;
c) Archivo General del Municipio;
d) Archivo General del Distrito.
PARÁGRAFO. El Archivo General de la nación tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente ley.


ARTÍCULO  8º. Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
a) Archivos de entidades del orden nacional;
b) Archivos de entidades del orden departamental;
c) Archivos de entidades del orden distrital;
d) Archivos de entidades del orden metropolitano;
e) Archivos de entidades del orden municipal;
f) Archivos de entidades del orden local;
g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;
h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.


ARTÍCULO  9º. Los archivos según la organización del Estado.
a) Archivos de la Rama Ejecutiva;
b) Archivos de la Rama Legislativa;
c) Archivos de la Rama Judicial;
d) Archivos de los Órganismos de Control;
e) Archivos de los Organismos Autónomos.

ARTÍCULO 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.




 T I T U L O  IV

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

ARTÍCULO  11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normalidad archivista.

ARTÍCULO  12. Responsabilidad. La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.

ARTÍCULO  13. Instalaciones para los archivos. La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.
Ver Acuerdo Archivo General de la Nación 08 de 2014

ARTÍCULO  14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación.
Ver Acuerdo Archivo General de la Nación 08 de 2014

PARÁGRAFO  1º. La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.
Ver Acuerdo Archivo General de la Nación 08 de 2014

PARÁGRAFO 2º. Se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad.

PARÁGRAFO  3º. El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos.
Ver Acuerdo Archivo General de la Nación 08 de 2014

ARTÍCULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

ARTÍCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos
.
ARTÍCULO 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación.

ARTÍCULO 18. Capacitación para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor.
PARÁGRAFO. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas.

ARTÍCULO  19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
a) Organización archivística de los documentos;
b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.
PARÁGRAFO 1º. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.
PARÁGRAFO 2º. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.

ARTÍCULO  20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas. Reglamentado por el art. 1, Decreto Nacional 029 de 2015. Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

PARÁGRAFO. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
Ver Acuerdo Archivo General de la Nación 41 de 2002




T I T U L O  V

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Reglamentado por el Decreto Nacional 2609 de 2012

ARTÍCULO  21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

PARÁGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

ARTÍCULO  22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

ARTÍCULO 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en:
a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados;
b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

ARTÍCULO  24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. Ver Acuerdo Archivo General de la Nación 39 de 2002

ARTÍCULO  25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.

ARTÍCULO  26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el
control de los documentos en sus diferentes fases.




T I T U L O VI

ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

ARTÍCULO  27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.
Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.


ARTÍCULO 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso 2o. del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".

ARTÍCULO 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.



T I T U L O VII

SALIDA DE DOCUMENTOS

ARTÍCULO 30. Documentos administrativos. Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.

ARTÍCULO 31. Documentos históricos. En los archivos públicos de carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos. Procederá dicha autorización en los siguientes términos:
a) Motivos legales;
b) Procesos técnicos;
c) Exposiciones culturales.
PARÁGRAFO. Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos legales, procesos técnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera del territorio nacional.

  T I T U L O VIII

CONTROL Y VIGILANCIA
 Reglamentado por el Decreto Nacional 106 de 2015.

ARTÍCULO  32. Visitas de inspección. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.

ARTÍCULO  33. Organo competente. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.

ARTÍCULO  34. Normalización. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8o. de la Constitución Política, el Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones.

ARTÍCULO  35. Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias, así:
 a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas.
Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las órdenes impartidas conforme al presente literal será sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento;
b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995;
 c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas;
d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano.

T I T U L O IX

ARCHIVOS PRIVADOS

ARTÍCULO 36. Archivo privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.

ARTÍCULO 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la política.

ARTÍCULO 38. Registro de archivos. Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para tal
efecto abrirá el Archivo General de la Nación. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de interés cultural, continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos y deberán facilitar las copias que el Archivo General de la Nación solicite.

ARTÍCULO 39. Declaración de interés cultural de documentos privados. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter histórico. Estos formará parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.

ARTÍCULO 40. Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.

ARTÍCULO 41. Prohibiciones. Se prohíbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés cultural:
a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cien salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Los documentos y archivos históricos privados declarados de interés cultural, objeto de la exportación o sustracción ilegal, serán decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano;
b) Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad, posesión o tenencia de documentos históricos, sin previa información al Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes.
PARÁGRAFO. El desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a la investigación correspondiente y a la imposición de las sanciones establecidas en la ley.

ARTÍCULO 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual. Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una cláusula donde se establezca la obligación de aquéllas de entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraríen las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artículo 15 de la Constitución Política.
PARÁGRAFO. Las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relación con sus documentos de archivo, se regularán por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nación podrá recibir los documentos y archivos que deseen transferir.

ARTÍCULO 43. Protocolos notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nación. Los que tengan más de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del respectivo círculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesoría del Archivo General de la Nación, tomará las medidas pertinentes.

T I T U L O X

DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION

ARTÍCULO 44. Donaciones. El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.

ARTÍCULO 45. Adquisición y/o expropiación. Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta.
Declárase de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía administrativa a la que se refiere la Constitución Política, la adquisición de archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida.

T I T U L O  XI

CONSERVACION DE DOCUMENTOS

ARTÍCULO  46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.

ARTÍCULO  47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación.
PARÁGRAFO. Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso, deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma.

ARTÍCULO  48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.

ARTÍCULO 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedará así: "En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".

T I T U L O XII

ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL  PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION

ARTÍCULO 50. Estímulos. El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país, así como a los autores de estudios históricos significativos para la historiografía nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas.

T I T U L O XIII

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO  51. Apoyo de los organismos de control. La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.

ARTÍCULO 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.
El Presidente del honorable Senado de la República, MIGUEL PINEDO VIDAL.
El Secretario General del honorable Senado de la República, MANUEL ENRÍQUEZ ROSERO.
La Presidenta de la honorable Cámara de Representantes, NANCY PATRICIA GUTIÉRREZ CASTAÑEDA.
El Secretario General de la honorable Cámara de Representantes, GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO.
REPUBLICA DE COLOMBIA GOBIERNO NACIONAL
Publíquese y ejecútese.
Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 14 de julio de 2000.
ANDRES PASTRANA ARANGO
El Ministro de Hacienda y Crédito Público, Juan Camilo Restrepo Salazar.
El Ministro de Cultura, Juan Luis Mejía Arango.
NOTA: Publicada en el Diario Oficial 44084 de julio 14 de 2000.

GLOSARIO

ADMINISTRACIÓN:

Acción y efecto de administrar.

 ACTIVIDAD: Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o entidad.

EFICAZ:

 Capacidad de lograr el efecto que se desea ose espera.

AMBIGUO:

Dicho especialmente del lenguaje: Que puede entenderse de varios modos o admitir distintas interpretaciones y dar, por consiguiente, motivo a dudas, incertidumbre o confusión

 AUTOMATIZAR

Aplicar la automática a un proceso, a un dispositivo, etc.

 COMPLEJO:

Que se compone de elementos diversos

 CREATIVIDAD:

Facultad de crear. Establecer, fundar, introducir por vez primera algo; hacerlo nacer o darle vida, en sentido figurado.

 MISIÓN:

Poder, facultad que se da a alguien de ir a desempeñar algún cometido.

 CONTROL:

Comprobación, inspección, fiscalización, intervención

. EFICIENTE: 

Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado

. EFECTIVO: 

Real y verdadero, en oposición a quimérico, dudoso o nominal.

 EJECUCIÓN:

Acción y efecto de ejecutar, hacer.

 EQUIPAMIENTO:

Acción y efecto de equipar. Proveer del equipo necesario a industrias, urbanizaciones, sanatorios u otros establecimientos.

. INTERDEPENDENCIA:

Dependencia recíproca.

 INTERACCIÓN:

Acción que se ejerce recíprocamente entre dos o más objetos, agentes, fuerzas, funciones, etc.

 INSUMO:

Conjunto de bienes empleados en la producción de otros bienes.

 INGRESO:

Acto de ser admitido en una corporación o de empezar a gozar de un empleo u otra cosa.

. LIDERAZGO:

Situación de superioridad en que se halla una empresa, un producto o un sector económico, dentro de su ámbito.

 META:

Fin a que se dirigen las acciones o deseos de alguien.

MISIÓN:

Poder, facultad que se da a alguien de ir a desempeñar algún cometido.

 ORGANIGRAMA:

Sinopsis o esquema de la organización de una entidad, de una empresa o de una tarea.

.

 ORGANIZACIÓN: 

Asociación de personas regulada por un conjunto de normas en función de determinados fines

 OBJETIVO:

Son metas, fines deseados futuros que la administración busca, un enunciado específico de lo que se desea lograr.

. ÓRGANO DES CONCENTRADO:

Es aquel que tiene funciones de ejecución y operación, así como facultades de decisión.

 ORGANIGRAMA:

Sinopsis o esquema de la organización de una entidad, de una empresa o de una tarea.

.

 OFICINA:

Local donde se hace, se ordena o trabaja algo.

 PLANEACION:

Trazar o formar el plan de una obra.

 PRESUPUESTO:

Cantidad de dinero calculado para hacer frente a los gastos generales de la vida cotidiana, de un viaje, etc.

. POLÍTICA:

Son criterios encaminados a la toma de decisiones, así como los planes dirigen la acción, estas orientan a la forma de decisiones.

. PROGRAMA:

Serie ordenada de operaciones necesarias para llevar a cabo un proyecto.

  PRODUCTIVIDAD:

Relación entre lo producido y los medios empleados, tales como mano de obra, materiales, energía, etc.

SINERGIA:

Acción de dos o más causas cuyo efecto es superior a la suma de los efectos individuales.

 SISTEMA:

Conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a determinado objeto.

SUBSISTEMA:

Sistema contenido en otro sistema.

 TAREAS:

Trabajo que debe hacerse en tiempo limitado, obra o trabajo.

 TECNOLOGÍA:

Conjunto de teorías y de técnicas que permiten el aprovechamiento práctico del conocimiento científico.

 REGLA:

Aquello que ha de cumplirse por estar así convenido por una colectividad.

 VISIÓN:

Es un enfoque aspiraciones de lo que nos gustaría ser.

GRAMÁTICA

LA SILABA

Los sonidos, soporte de la lengua hablada, son representados en la lengua escrita, por las letras.

Las palabras son por lo tanto, la representación gráfica de los sonidos.

La silaba es el sonido o conjunto de sonidos que emiten en cada una de las emisiones de voz.

Los sonidos que se emiten no son independientes entre sí, si no que se combinan unos con otros

Los sonidos pueden ser vocálicos y consonánticos.

Las silabas pueden constar de una sola vocal, Pero no de una sola consonante. Las consonantes han de estar acompañadas de una vocal o de varias (diptongo, triptongo) para poder construir una silaba. El elemento fundamental, ya que es el núcleo, de una sola silaba es siempre la vocal, diptongo o triptongo que puede aparecer sola o acompañadas de una o varias consonantes

a-gréis;  o-tra; a-gua;  ai-re;  a-mor-ti-guéis.

LAS VOCALES EN LAS SILABAS

Existen dos clases de vocales:

Débiles (i,u)

Fuertes (a,e,o)

EL DIPTONGO

Consiste en la unión de dos vocales, en una sola silaba, una de ellas débil  (i,u) y la otra fuerte (a,e,o) o ambas débiles, si una vocal es débil es la tónica no hay diptongo sino hiato

jau-ría;  pai-sa-je;  pé-ri-o-do;  de-cí-a.

  EL TRIPTONGO

Es la unión de tres vocales en una silaba; de estas vocales la primera y la tercera  son débiles y la segunda fuerte

Ex-pan-triéis;  a-graís

Cuando dos vocales se encuentran juntas pero pertenecen a silabas distintas.( no forman diptongo) , nos encontramos ante el fenómeno denominado hiato

Ca-er;  he-roe;  le-al;  a-é-re-o;  al-ba-ha-ca.

LAS CONSONANTES EN LAS SILABAS

 La agrupación silábica de las consonantes  hay que tener en cuenta las siguientes situaciones

1. Una consonante entre dos vocales se agrupa con la segunda silaba.

Lá-piz;  so-ni-do;  a-gu-je-ro;  ca-pi-tal.

2. dos consonantes entre vocales; una con las silabas anteriores y otra con las siguientes, excepto los grupos: pr, pl, br, bl, fr, tr, dr, cr, cl, gr, gl.

Gim-na-si-a;  cal – ma;  tam-bién;  vier-te.

3. si la segunda consonante es l o r y forma parte de uno de los grupos :pr , pl , br , bl  fr ,  fl , tr , dr , cr, cl , gr o gl ambas van con la vocal.

Re-cla-mar ; re-fres-co ; ha-blar ; po-dré.

4. tres consonantes las dos primeras van con la vocal anterior y la tercera con la siguiente vocal

Cons-tar; cons-pi-rar;  ins-ti-tu-to;  ins-pi-rar

5. Si las terceras consonantes es l o r y forma parte de uno de los grupos arriba señalados, atrae a la segunda al grupo consonántico, que deben formar juntas.

En-tre-gar; con-tra-tar; ros-tro; des-pre-ci-ar.

6. Cuatro consonantes se reparten dos para cada vocal

Ins-tru-ir; obs-truc-ción; trans-gre-sión

7. En el compuesto formado por dos palabras o por la unión de un prefijo es conveniente y aconsejable separar, las silabas teniendo en cuenta la separación de los dos componentes.

También se puede aplicar las regla normal de la separación de silabas

In-u-sual ; mal-es-tar ; pre-emi-nen-te

8. Nunca debe separarse las rr y la ll porq representan un solo sonido

Ce-rro ; ra-llar ; ca-lla-do ; pe-rre-ra ; ca-rre-te

EJERCICIOS PRÁCTICOS

Prepare un cuaderno para realizar en el todas las actividades q le vayamos sugiriendo en los siguientes temas

1. Subraye las vocales débiles

  Cine                  silla                        turista

  Libro                 pito                       dinero

 Dibujo               lujo                       pigneo

 Décimo              isla                      cantidad

 Luz                    purpurina            culpable

 Luna                  rejilla                   piraña

DIPTONGO

   Nieves                          tiene

   Cuaderno                     enjaular

    Puerto                           baile

HIATO

         

 Peina                             baila

 Geometría                      aireado

Separe las silaba de palabras

Ca – rre – te – ra                          cal – ma

        Ce – ni – ce – ro                           en – ce – rrar

         Ac – tor                                        doc – tri – na

               Por – tal                                        cu – a – der – no

        Em – bar – car                              por – te – ro

Cal – ma                                       rec – to

      Com – ba                                     cor –ti – na

   Mar –mol                                     blan – da

Separe la silaba de cada palabras y fíjese bien en la distribución de cada palabra

Trans – pa –ren –te

Trans –cri –bir

Des –he –cho

Dic –ci – o – na –ri-o

SILABA TÓNICA

No todas las silabas se pronuncian con la misma intensidad de voz. La mayor pronunciación de determinada silaba, en una palabra, se denomina acento.

ACENTO

Es la mayor fuerza de pronunciación sobre una silaba, no siempre representada gráficamente , se le llama acento fonético cuando si se representa se conoce como un acento ortográfico o tilde.

La silaba  que soporta la intensidad de voz se llama silaba tónica y alas restantes silabas de las palabras se las conoce como silaba atonas cada palabra solo  tiene una silaba tónica.

Escopeta    camisa  barómetro  mármol  seriedad  carácter

Según el lugar q ocupa la silaba tónica, las palabras se clasifican en

AGUDA: si la silaba tónica es la  ultima

Comer  sutil  sillón  candor  café  pared

LLANAS O GRAVES: la silaba tónica es la penúltima

Dulce  débil  joven  lápiz  mesa  árbol

ESDRUJULA: la silaba tónica es la antepenúltima

Página  gramática  medico  marítimo  teléfono  género

SOBREESDRUJULAS: es la silaba anterior a la antepenúltima silaba

Repítamelo  llévatelo  explícanoslo  bébetelo  hágaselo  véndaselo

EJERCICIOS PRÁCTICOS

Subraye la silaba tónica de las siguientes palabras

Juzgar              oración            ladrón

Amare              alemán            cantar

Marfil               pelicano           árbol

Latigo               condor

AGUDAS                            LLANAS O GRAVES                 ESDRUJULAS                                                        

Revés                                  cárcel                                            bálsamo                                                          

Jamás                                  fósil                                               médico

Paisaje                                 alcanzar                                        método

ACENTUACIÓN

La palabra aguda son aquellas que llevan la intensidad de voz en la última silaba

                     Cóndor                             Pretil                               Conto

                     Común                             Moscú                             París

Las palabras agudas llevan tilde si terminan en vocal

Papa            amo            temió             rubí

Perú             bongo         sofá               marroquí

Café

Si finalizan en las consonantes  n  o  s

Vendrán           traición            ciempiés

Tesón                 llevaran           escoces

Alemán              través               según

Bombón            limpiéis

Sin embargo si una palabra aguda termina en  n o  s  va precedida de otra consonante, no llevara tilde, a no ser q fuese precisamente otra n  o  s como Orleans

Casals                    Isacs                    Isern

No llevan acento ortográfico las palabras  agudas terminadas en y

Comboy                    paraguay                    Maracay

LAS PALABRAS GRAVES O LLANAS

Las palabras graves o llanas son las q llevan el acento de intensidad en la última silaba

Libro                       mástil                      cacerola

Álbum                    maceta                     cesped

     

ORACIÓN

La oración es una unidad sintáctica con sentido completo que está conformada por predicado y sujeto este último puede ser expreso o implícito.

El sujeto es quien efectúa la acción o de quien se dice algo

El predicado especifica la acción que realiza el sujeto o lo que se dice del sujeto, asimismo, en el predicado siempre se encuentra el verbo, por ejemplo Andrea (sujeto) juega con sus amigos en el patio (predicado).

Las oraciones están delimitadas  por pausas y con una entonación determinada. La oración se clasifica por la actitud del hablante y por su estructura sintáctica. La clasificación por la actitud del hablante está compuesto por

 Oraciones enunciativas: son aquellas que comunican hechos, situaciones o ideas

Oraciones interrogativas: solicitan información de manera directa o indirecta

 Oraciones exclamativas: expresan emoción o asombro

 Oraciones exhortativas: son aquellas que expresan una orden, exigencia o prohibición.

 Oraciones desiderativas: expresan personales en cambio si el sujeto no se encuentra en la oración la misma es denominada impersonal.

 Por el tipo de sujeto: la oración es pasiva si el sujeto es quien recibe la acción, por el contrario, son oraciones activas si el sujeto es quien efectúa la acción.

Tipo de predicado: son oraciones atributivas si se encuentra los verbos ser, estar o parecer acompañadas de atributo y son oraciones predicativas si no hay atributo

.

Oraciones impersonales: están compuestas por unipersonales aquellas que contienen verbos que hace referencia a fenómenos atmosféricos, gramaticales en la oración están presentes los verbos hacer, ser,

Las oraciones dubitativas: manifiestan hechos posibles o incierto

ORACIÓN SIMPLE Y ORACIÓN COMPUESTA

La oración simple: es constituida por un solo sujeto y predicado, es decir, tienen un solo verbo por ejemplo ella juega con su amiga. Por el contrario La oración compuesta es formada por 2 o más oraciones simples, por lo tanto, poseen más de un verbo por ejemplo tu mandas y yo obedezco

PÁRRAFO

El párrafo es una unidad de discurso que en un texto escrito expresara una idea o argumento o bien reproducirá las palabras de un orador en un discurso. Se encuentra compuesto por un conjunto de oraciones que ostentan cierta unidad temática o aunque sin tenerla se enuncian juntas.

Es de fácil detección dentro de un texto por las siguientes características: comienza con una mayúscula y termina con un punto y aparte y comprende varias oraciones, como dijimos, relacionadas sobre el mismo subtema, en tanto una de ellas solamente expresará la idea principal.

La práctica más habitual que se utiliza para separar los párrafos de un texto es colocar una sangría al comienzo del mismo, ocupando la misma de tres a cinco espacios, complementándose la misma con la introducción de una línea en blanco o una mayor separación con respecto a la siguiente línea al finalizar el mismo.

Existen varios tipos de párrafos:

 Narrativo: formado por una secuencia de afirmaciones, típico de una noticia o crónica descriptiva: potencia el uso de la palabra con una descripción sensorial

 Argumentativo: su objetivo es el de presentar opiniones o en su defecto rebatirlas para persuadir al receptor

Expositivo: explica o desarrolla más amplia mente el tema que presenta

 De compasión o contraste: compara objetos o ideas con la intención de marcar semejanzas y diferencias

De enumeración enumera situaciones que van de lo más a lo menos importante

REDACCIÓN

Se entiende a todo aquel elemento escrito que haya sido redactado y realizado por una persona. La redacción puede darse de muchas diferentes maneras y con muchos diferentes estilos dependiendo del tipo de información que se quiera describir, del momento, del espacio, del público y de muchas otras cosas. El acto de redactar es, en otras palabras, poner por escrito algo que se vivió o algo que se quiere contar.

La redacción es la parte esencial de la escritura. Si bien normalmente el término redacción se relaciona con la literatura artística, todo acto de escritura implica redacción siempre y cuando se armen oraciones e ideas con las palabras o símbolos. La palabra redacción proviene del latín redijere y su significado es poner en orden, organizar, por lo cual la redacción podría ser descripta como el acto de poner en orden las ideas, pensamientos, sensaciones o experiencias de una persona.

NORMAS GRAMATICALES

La gramática es el estudio de las reglas y principios que gobiernan el uso de las lenguas Y la organización de las palabras dentro de unas oraciones y otro tipo de constituyentes sintácticos. También se denomina así al conjunto de reglas y principios que gobiernan el uso de una lengua concreta determinada; así, cada lengua tiene su propia gramática. La gramática es parte del estudio general del lenguaje denominado lingüística. Clásica mente, el estudio de la lengua se divide en cuatro niveles:

Nivel fonético-fonológico.

Nivel sintáctico-morfológico.

Nivel léxico-semántico.

Nivel pragmático.

Tipos de gramática

Entre los principales tipos de gramática o enfoques en el estudio de la gramática se encuentran los siguientes:

• La gramática prescriptiva, o gramática normativa: es la que presenta normas de uso para un lenguaje específico, tendiendo a desaconsejar las construcciones no estandarizadas. La gramática tradicional es típica mente descriptiva.

• La gramática descriptiva: intenta describir el uso actual de una lengua, evitando juzgar en forma prescriptiva. Se vincula a una determinada comunidad hablante y pretende proveer reglas de uso para cualquier palabra considerada gramaticalmente correcta en esa comunidad.

• La gramática tradicional: es la colección de ideas acerca de la gramática que las sociedades occidentales han heredado de Grecia y Roma. La gramática prescriptiva es formulada usualmente en términos de los conceptos descriptivos heredados de la gramática tradicional. La gramática descriptiva moderna apunta a corregir los errores de la gramática tradicional, y generaliza su normativa restrictiva para evitar circunscribir los lenguajes al modelo del latín.

• La gramática funcional: es una visión general sobre la organización del lenguaje natural, formulada por Simón, que contempla tres normas básicas de adecuación: la tipo lógica, que implica la aplicación de reglas a cualquier lengua, la pragmática, que promueve la aplicación de los enunciados a la interacción en la comunicación, y la psicológica, por la que trata de ser compatible con los mecanismos psicológicos involucrados en el procesamiento de un lenguaje natural.

• La gramática generativa: es un enfoque formal para el estudio sintáctico de las lenguas que puede en algunos sentidos generar las expresiones bien construidas de una lengua natural. Una rama de la teoría lingüística (psicolingüística) se basa en la gramática generativa, promovida por Noam Chomsky.

• Las gramáticas formales: aparecen en lingüística comunicacional. La sintaxis de cada lenguaje de programación se define de hecho por una gramática formal. En teoría de la informática y en matemática, la gramática formal define lenguajes formales. La Jerarquía de Chomsky describe varias clases importantes de gramática formal

A veces se restringe el uso del término gramática a las reglas y principios que definen el segundo de estos niveles. Sin embargo, la separación de los niveles no es totalmente nítida porque ciertas reglas gramaticales se realizan en el nivel fonético-fonológico e igualmente existen parámetros o criterios semánticos que sirven para decidir cuándo una determinada construcción es agramatical

La fonética: es la rama de la lingüística que estudia la producción y percepción de los sonidos de una lengua en sus manifestaciones físicas. Sus principales ramas son: fonética experimental, fonética articulatoria, fonemática y fonética acústica

La morfología: es la rama de la lingüística que estudia la estructura interna de las palabras para delimitar, definir y clasificar sus unidades, las clases de palabras a las que da lugar (morfología flexiva) y la formación de nuevas palabras (morfología léxica).

La sintaxis: es una subdisciplina de la lingüística y parte importante del análisis gramatical que se encarga del estudio de las reglas que gobiernan la combinatoria de constituyentes y la formación de unidades superiores a éstos, como los sintagmas y oraciones.

La sintaxis, por tanto, estudia las formas en que se combinan las palabras, así como las relaciones sintagmáticas y paradigmáticas existentes entre ellas.

La semántica: es el estudio del significado de las expresiones del lenguaje, es decir, del significado atribuible a expresiones sin tácticamente bien formadas. La sintaxis estudia sólo las reglas y principios sobre cómo construir expresiones interpretables La semántica examina el modo en que los significados se atribuían a las palabras, sus modificaciones a través del tiempo y aún sus cambios por nuevos significados.

La etimología: es el estudio del origen de las palabras, razón de su existencia, de su significación y de su forma, según La Real Academia Española (RAE). Se estudia el origen de las palabras, cuándo son incorporadas a un idioma, de qué fuente, y cómo su forma y significado han cambiado, la etimología se trata de una disciplina relacionada con la lógica y la lengua histórica que estudia el origen de las palabras estudiando su significación originaria y su forma, así como los posibles cambios sufridos a lo largo del tiempo. Además, utilizando métodos de lingüística comparativa, se puede reconstruir información de lenguas que son demasiado antiguas como para obtener alguna fuente directa, como escritura

INFORMACIÓN

La información está constituida por un grupo de datos ya supervisados y ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenómeno o ente. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su aprovechamiento racional es la base del conocimiento. La información es un recurso que otorga significado o sentido a la realidad, ya que mediante código y conjunto de datos, da origen a los modelos del pensamiento humano

COMUNICACIÓN

El funcionamiento de las sociedades humanas es posible gracias a la comunicación. Esta consiste en el intercambio de mensajes entre los individuos.

Se entiende por comunicación el hecho que un determinado mensaje originado en el punto

 A llegue a otro punto determinado

 B, distante del anterior en el espacio o en el tiempo. La comunicación implica la transmisión de una determinada información

. La información como la comunicación supone un proceso; los elementos que aparecen en el mismo son

:

• Código. El código es un sistema de signos y reglas para combinarlos, que por un lado es arbitrario y por otra parte debe de estar organizado de antemano

.

• El proceso de comunicación: que emplea ese código precisa de un canal para la transmisión de las señales

.el canal: sería el medio físico a través del cual se transmite la comunicación.

Ej.: El aire en el caso de la voz y las ondas

Hercianas en el caso de la televisión.

El Emisor: Es la persona que se encarga de transmitir el mensaje. Esta persona elije y selecciona los signos que le convienen, es decir, realiza un proceso de codificación; codifica el mensaje

El Receptor: será aquella persona a quien va dirigida la comunicación; realiza un proceso inverso al del emisor, ya que descifra e interpreta los signos elegidos por el emisor; es decir, descodifica el mensaje. Naturalmente tiene que haber algo que comunicar, un contenido y un proceso que con sus aspectos previos y sus consecuencias motive

El Mensaje: Las circunstancias que rodean un hecho de comunicación

Contexto situacional (situación), es el contexto en que se transmite el mensaje y que contribuye a su significado.

Ej.: Un semáforo en medio de una playa no

Emite ningún mensaje porque le falta contexto

Cuando se habla de comunicación, se refiere concreta mente a las características en que se requiere cierto producto, también se utiliza enfocada a lograr un ambiente de trabajo óptimo que permita al subordinado desarrollar todo su potencial.

La comunicación juega un papel importante dentro de la empresa, de ella depende en gran parte que las actividades se lleven a cabo de manera coordinada en las diferentes áreas de trabajo. La información debe ser proporcionada de manera clara, es necesario contar con sistemas de comunicación que nos permitan tener el mínimo de errores, ya que esto nos trae bajo rendimiento en la producción y la obstaculizan de los objetivos de la empresa.

CLASIFICACION

La comunicación se puede dar de manera formal ó informal

Se dice que existe comunicación formal cuando ésta se origina en la estructura precisamente formal de la empresa. Y puede ser: órdenes, correspondencia, reporte de trabajo; por mencionar algunos.

Por el contrario la comunicación informal surge de los canales no fijados en la organización, por ejemplo: comentarios, rumores, chismes.

También la comunicación puede fluir vertical ú horizontalmente, y se transmite en forma verbal ó escrita.

VERTICAL HORIZONTAL VERBAL ESCRITA

De un nivel administrativo superior a uno inferior: Reportes, manual de organización, avisos en tableros Niveles jerárquicos semejantes: Memorando, circulares, juntas, mesas redondas Personal, telefónica Correspondencia, memoranda, folletos, informes

Aspectos a considerar para una comunicación efectiva

• La comunicación debe darse en forma clara y sencilla, con términos comúnmente usuales.

• El mensaje debe llegar íntegro, el contenido no debe sufrir distorsiones, para que el receptor lo reciba como originalmente fue enviado.

• Se debe cuidar que el mensaje sea transmitido en un ambiente de cordialidad, aprovechar el momento propicio para enviarlo.

• La comunicación debe ser lo más precisa posible, ya que cuando se cae en excesos puede ser no interpretada.

• La información se debe adaptar a quien la recibe y no a quien la emite; esto se hace para que el mensaje sea comprendido.

• Se tiene que ir actualizando los sistemas y canales de comunicación, ya que, conforme crece la empresa, se vuelve cada vez más difícil el proceso comunicativo